議事録作成を通して養う「ビジネスリーダーの力」

会議の書記というと、一般的にあまり喜ばれる役向きではありません。

しかし、将来、会社をまとめる立場に進む人にとって、多くの学びがある仕事です。一見、話し合いの内容を書きとるだけのことのように思われがちですが、その中にも、発言した人の話を整理する。議論の内容をまとめる。書き記す言葉を選ぶと言った、多くの判断や考えを要する仕事です。

会社での立場が上になればなる程、取引先との交渉力、他部署との調整力、部下とのコミュニケーション能力等、様々な経営能力が求められます。

議事録の作成には、これらの力のベースになる要素が沢山詰まっています。実際に、書記をやってみると気付くことですが、まず他人の話に耳を傾ける良いトレーニングの場になります。相手が「何を言いたいのか」その言葉を整理して、まとめる習慣が身につきます。また、それらの内容を文書にすることで適切な表現の仕方、言葉の選び方を覚えられます。

ですから「幹部社員を鍛える」という観点からも、議事録の作成という仕事の意味をもっと理解し、人材育成の手段として活用して欲しいと思います。

また、書記を任される方も面倒なことと思わずに、議事録の作成を通して、ビジネスリーダーに求められる基本的なコミュニケーション力を磨いて欲しいものです。

     

会議の内容を正確に議事録に残す。それが書記の役割です。ですから、発言をした人の言葉をシッカリと受け止められる人、話の内容を的確に理解できる人でなければ困ります。

議事録を採る際のひとつのポイントは、発言した人の話の内容をシッカリと聴き取ることです。話のポイントを掴むことが大切です。そのため、書記には「何を言いたいのか。どういうことを伝えたいのか」話の意図、言葉を読む力、話の軸になる言葉を的確に捉える力が求められます。

時には、その場で直接口にした言葉でなくとも、その人の意を汲むことも必要です。相手が言いたかったこと、伝えたかったことを本人に成り代わり、巧く代弁するスキルも求められます。議事録は、発言者の意をよく理解し、その内容をよく確かめて書くべきです。

司会者が、一人一人の発言や話し合いの流れを的確なキーワードでまとめる。それらを白板に一つ一つ書き連ねていく。このような形でいつも会議が進むなら書記の人は苦労しません。  

理路整然とは行かないまでも、話を聴いていて話の内容に筋が通っている。一つ一つの言葉に意味がある、そういう発言をできる人は稀だと思います。シッカリとした自分の意見を持っている人ばかりが集まっている会議など滅多にありません。言いたいことが良くわからない。内容がアヤフヤで焦点が定まらない。言っていることがチグハグのような話の方が多いのが現実だと思います。摑み処のない話をどうまとめるか、そこが書記の腕の見せ処、頭の使い処です。

 

議事録のもうひとつのポイントは「話し合いの要点、本題は何か」会議の軸になったテーマがわかる文書であることが大切です。会議の中で色々な意見が出てくると、話し合いの内容が彼方此方に飛び「話し合いの趣旨は何か」わからなくなってしまうことがあります。話のやり取りが噛み合わない会議もあるでしょう。懇談会、誰かの独演会といった方がよい会議もあります。いずれも、書記泣かせの会議です。話し合いの論点や議論の方向性がわかり難いからです。

表面的な話のやり取りや交換された言葉を全て記録に残すことが、議事録作成の目的ではありません。

会議の中には、少なからず雑談になってしまう部分もあります。話の内容をわかりやすく説明するための余談的な話もあれば「以前に、こんなこともありました」みたいなエピソードも多くでてきます。

要するに、会議には議事録に残すべき話と捨ててよい、二つの話があります。シッカリと記録に残すべき議論のやりとり、話の内容、言葉と、書き残す必要のない話、ついでの話、そのレベル言葉があります。

書記には、議論や言葉のやりとりの要点を掴み、話し合いの内容を取捨選択する力が求められます。話の流れ、場の流れをシッカリと読んで、話し合いの軸になる話題を的確に捉えることが欠かせません。

 

 「注意深く相手の話を聞く。意識して人の話を聴く」ビジネスでは当たり前のことのようですが、現実には思いの外と難しいことのようです。毎日同じことばかりと思ってボンヤリとしか上司の話を聴いていない部下。雑談だと思って、取引先の言葉を聞き流している営業マン。周りの声は耳にしているが、会議の内容がほとんど頭に残っていない人。それ位、多くの人は他人の話を聞いているようで聞いていません。

数字の取れる営業マンの多くは、メモをシッカリと取る習慣を身につけています。それができるのは「他人の話()を聴き取る力。相手が伝えたいことをまとめる力。双方の話し合いの内容を確かめて、相手に伝える力」を彼らが持っているからです。いずれも、コミュニケーションの基礎的なエッセンスと言えるでしょう。これらの力が、営業力の差になっていることは確かなことだと思います。

メモも会議の議事録も、その作成に求められる基本的な能力は同じです。ビジネスを進めるのに欠くことのできない力です。それは、またビジネスリーダーに欠かせないスキルでもあります。

 

 ( 平成26622日 )

 

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