聞き手がわかる「話し方」

 

 上司が部下に話をするのは「何か頭の中に入れて欲しいこと。注意してもらいたいこと。意識してやって欲しいこと」があるからです。そこで、指示や連絡、注意、確認、報告のような職場のコミュニケーションで「聞き手が理解しやすい話し方」わかりやすい話、説得力のある話をするために注意すべきことを三つほど挙げてみました。

 

一つ目は、話す目的をハッキリさせる。伝える狙いを明確にすることです。話のポイントを明らかにすると言っても良いでしょう。それには、自身で手短に話の要点をまとめてみることです。メモ書きをする。

本で言うと目次に当ります。自身の中で相手に伝える内容がシッカリと固まっていれば、スムースに言葉が浮かびます。話すことが頭の中で整理できているなら書き出せます。テーマの絞込みとも言えるでしょう。

それが、難しいようだと、話の目的がハッキリしているとは言えません。

直ぐに言葉が出てこないのは、自分の考えがまとまっていないからです。

 ここが明らかでないと「何を言いたいのか、よくわからない」意味不明の話になってしまいます。聞き手からすると、内容がバラバラ、話が彼方此方に飛ぶ、脈絡のない話に聞こえてしまいます。話のピントが定まっていない総花的な話は、漠然としていて相手に伝わりません。

その場にそぐわない「的外れな話」にならないように注意したいものです。

 

 二つ目は、にでも理解できるように分かりやすく話す。説明することです。分かりやすく伝えるコツは、話の内容をできるだけ噛み砕いて話すことです。なるべく具体的な話をする。身近であったことをもとに、誰もが直ぐに頭に思い浮かぶような伝え方をすることが大切です。聞き手の耳にストレートに入るような話をするよう心掛けたいものです。

 

  上司が部下に話をするのは「何か頭の中に入れて欲しいこと。注意して欲しいこと。意識してやって欲しいこと」があるからです。そこで、職場のコミュニケーションに欠かせない指示や連絡、注意、確認、報告を分かりやすく伝える「話し方」について考えてみましょう。

その基本は「誰が:何を(仕事のテーマ・目標):いつまでに(期限): どのようなやり方で(仕事の方法・手順・注意事項):何のために(仕事の目的・意味)」を、ひとつひとつ具体的な言葉にして話すことです。

 特に、話の要点になることは細かな点にまで触れる。期限であったり、仕事のやり方や進め方、注意事項であったり、できるだけ具体的に話すべきだと思います。これまでに実際に起きたことを、たたき台にして確かめるのも良いでしょう。

 指示内容や注意事項が伝わらないのは、具体的な話が少なかったり、肝心な部分の説明が足りないからです。そうなると、どうしても話の内容が上滑りになってしまいます。

 部下からすると、何を伝えたいのかハッキリしない話に聞こえてしまいます。だから、話のポイントについては意識して細かなことまで話すことが大切なのです。     

 現場でのちょっとした注意力や細かな意識が足りないから、些細なミスやトラブルが無くならない。準備不足や不注意、不手際が起きるのは、その細かさが足りないからです。上司が部下に話をする理由は、その注意力や意識を高めるためだと思います。

 

 三つ目は、できるだけ平易な言葉で話すことです。誰もがわかる言葉を使う。皆が知っているような耳馴染みのある言葉で伝えることが大切です。

 話が通じない。その一つの原因は「コンプライアンス、ガバナンス、ウィンウィン」のようなカタカナ語や「戦略、提案営業、業務改革、可視化」のような熟語の乱用です。ビジネス会話ではこのような言葉を無意識に使ってしまいます。ところが、これらの言葉の意味を、誰もがよく理解しているかどうかは難しい処です。

意味がハッキリしていない言葉は聞き手の耳に入っていきません。そのあたりのことを考えないで不用意にカタカナ語や熟語を使っていると、わかったようなわからないような話になってしまうものです。

それでは、話す意味がありません。伝える意味が無くなってしまいます。

 例えこれらの言葉を使うにしても「お互いに共存共栄を目指すウィンウィンの関係」とか。「仕事の進み具合いを、誰もが一目見てわかるようにする可視化」のように、その意味が通じるような言葉を添えて話すべきでしょう。わかりやすく話すためには、ひとつひとつの言葉を慎重に選ぶ。一言一言の意味をよく考えてから言葉をつかうように心掛けたいものです。

 

 部下が納得するように話す。理解できるように説明する。それは、リーダーの条件の一つだと思います。そのためには話をする前に少しだけ頭を使うことが大切です。

聞き手のことを意識して話をする。そこが「聞き手が成程と思うような話し方」「わかりやすい話、説得力のある話をする」スタートラインだと思います。

 

  ( 平成25722日 )        ©公認会計士 井出事務所

  

   ► 関連項目: 喋る・話す・伝える・告げる

           伝えることも仕事のうち

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