コミュニケーションの仕組み(会議 その1 朝礼)

 

 先回、成長する会社は「仕事のコミュニュケーションの仕組み」がしっかりしているという話をしました。今回のテーマは、会社や職場のコミュニケーションの核となる「会議のやり方」について考えてみたいと思います。

意見の出ない会議。話のまとまらない会議。結論の出ない会議。長いだけの会議と、何処の会社でも会議には多くの問題点がありそうです。しかしながら、このような状況のままでは、いつまでたっても企業の成長は望めません。 伸びる会社か、そうでないか。それはその会社の「会議のやり方」を見ればすぐにわかります。ビジネスを広げるには「会社の成長戦略、売上を伸ばす作戦を考える」ような建設的な話し合いを忘れてはなりません。あるいは「前向きな意見を出す。話をまとめる。期限を決めて結論を出す」このような前向きな動きが欠かせません。それくらい会議の実施法は、とても重要な「組織ノウハウ」と言えるでしょう。

 

 打ち合わせ、ミーティングを含め、会議には「連絡、報告、確認、情報交換、調整、意見交換、意思決定」のような様々な役割やテーマがあります。

ところが、今は、何処の会社でも皆忙しくしています。全員が揃う機会そのものが少なくなっています。営業や工場など現場で仕事をしている人からすると、一同に会せる場がどうしても週次、月次の定例会議になっています。

だから、会議の内容が、自ずと「テーマは何でもかんでも、あれもこれも」とゴチャゴチャになってしまうのです。特別、話し合うことも無く。ただメンバー全員がそこに集まるだけの場になってしまいます。 

 会議に関わる諸問題を、一言で言うと、要は「詰め込みすぎ」だと思います。「木を見て森を見ず」の例えの通り、そもそも何のための話し合いか、それが、わからなくなっている。だから、実のある話し合いにならないのだと思います。 

 そこで、意味のある会議、目的のハッキリした会議にする例として、その役割を絞り込んで「朝礼」「定例会議」「作戦会議」の3つに分けて会議を実施している会社のやり方についてみて見ましょう。  

 

1.朝礼の活用法

  社内や部署内の会議の内容を、よく見てみると「納品や日程の変更に関わる調整、業務連絡」や「その指示、手配、確認」のような日常業務に関わることがほとんどです。部署内での共通認識を得るために行う、いわゆる打ち合わせであって、話し合いの場としての会議とは、ちょっと意味合いが違うように思います。航空業界ではブリーフィング、病院ではカンファレンスという言葉で呼ばれています。

 

 会議を実のある話し合いの場にする。あるいは会議の効率化を図るには、このような打ち合わせ事項の内容を定例会議に持ち込まないことです。

他の会議で、細かな日常業務の話をしなくて済むようにする仕組みが求められます。その役割を担うのが朝礼です。

 日々の仕事に関わる業務連絡や注意事項、指示・確認のような皆が共通認識を持つべきことについては、できる限り朝礼の場で終えてしまう。

そこに、朝礼を開催する大きな狙いがあります。  

 

 もっとも、朝礼の本来の狙いは「業務連絡・注意・指示・確認に関わる漏れ、忘れ、抜け、遅れを無くす」ことにあります。リアルタイムで伝えることで、その内容を徹底することです。メンバーの頭にシッカリ残るように、朝礼のテーマは必要最小限の連絡事項や指示内容等に留める。そして、できるだけ具体的な話をすることが大切です。

  話のやり取りは、その日のテーマに関する質問のような情報交換や簡単な意見交換のレベルにしておくことも必要です。

 もうひとつ朝礼の際に忘れてはならないことがあります。それは手短に済ませることです。話の内容が抽象的になってしまうので、訓示のような精神論的な話は控えた方が良いでしょう。

 

 日常的な仕事に関する連絡・注意・指示・確認こそ、職場のコミュニケーションの基本中の基本です。各担当者が仕事をする上で理解しておくこと、全員の共通認識として頭に入れておかなければならないことがあります。

これらが「漏れる、忘れる、抜ける、遅れる」と、ツイツイ、ウッカリでは済まない仕事のミスやトラブルに繋がります。  日常業務の不行き届きや不手際をできるだけ無くす。そこに、わざわざ職場のメンバー皆が集まる大きな理由があります。

 

 朝礼というと、毎朝やらなければならないイメージがありますが、必ずしも毎日やる必要はありません。

それよりも、むしろ必要に応じてタイムリーにやることの方が大切です。

 「成長する会社は朝礼を上手く活用している」それが、店頭公開のお手伝いをさせていただいた時に私が感じたことです。  

 

 (平成25918