コミュニケーションの仕組み( 会議 その2 定例会議 )

 

 職場のコミュニケーションの仕組みとしての会議で、皆さんに、最も身近なものは、週次や、月次の自部署の定例会議でしょう。一方、会議のやり方として最も頭を悩ませているのも、これらの定例会議だと思います。

 これまでの結果や実績の事後報告に終始してしまう。前向きな意見が出ない。総花的で具体的な話が少ない。的外れな発言が多い。長いだけで内容が伴わない。結論が出ない等々、問題点を挙げれば枚挙の暇もありません。

 会議のやり方やその内容をみれば、前向きに仕事をしている職場なのか、シッカリとした業務ノウハウのある部署なのか、組織的に動いている会社かどうか、直ぐにわかります。どのような会議であっても、過ぎてしまった過去の話、仕事の粗探しのような後ろ向きの話、内容が曖昧でハッキリしない話、精神論的で抽象的な話が多いと、どうしても議論は沈滞化してしまいます。定例会は、全員が揃う場だからこそ、皆にとって意味のある有効な時間にしたいものです。

 

これから先に向けて前向きな話し合いをする。それが定例会に求められる役割のひとつだと思います。

「前向きな話」とは「日常業務を効率化する為の仕事の見直し」や「職場内のコミュニケーションの改善」のような自部署をより良い方向に進めるための話し合いです。「今月の結果、実績はこうでした」のような形式的な仕事のやり方、後ろ向きの仕事の連続ではなく、いつも前を向いて仕事をする職場にしたいものです。

それには、日々の仕事の反省点を拾い、現状の仕事のやり方、方法を見直す。今の仕事のやり方や進め方の良し悪しについて皆で話し合う時間が必要です。「今やっている方法のこういう点を改善すべきだ。こういうやり方はもう通用しない」というメンバーの声に耳を傾けることが欠かせません。良いことも悪しきことも、お互いの意見を率直に交換するような機会を定期的に設けることが大切です。メンバー自らが「解決すべき職場の問題点」を洗い出し、それを皆の共通認識にすべきです。

ところが、その話し合いの内容を、ただの意見交換に終わらせては意味がありません。皆で解決しようという自部署の「目指すべきテーマ」にすべきだと思います。その場が、定例会議に求められる役割だと思います。

 

 店舗型の小売、サービス業でいうと、リピート集客のキーになる接客力の向上は、かなりハードルの高いテーマです。「いらっしゃいませ。有難うございました。お待たせしました」とお客様にお声をかける。お客様からすると当たり前のことですが、実際にそれを徹底することはかなり難しいことです。

 誰もが頭ではわかっていても、なかなか実行できないことは沢山あります。それは、あらゆる業界のすべての職種に当てはまることだと思います。

何処の会社でも、現場レベルでの仕事のやり方に何かしらの問題点を抱えています。手早く仕事をするようなスピード感が足りない。小さなミスやトラブルが後を絶たない。注意事項が守れない、確認忘れ等の日常的な業務管理が徹底できない。日々の仕事には改善すべき多くの反省点があります。

 

一口に「日々の仕事の反省点を拾う」というと簡単なことのように思えますが、実際には、とても難しいことです。余程、明確なテーマなり、強い気持ちを持って仕事をしている人でないと反省すべきポイントは思いの外見つかりません。

ちょっとした不注意、不用意にツイツイ、ウッカリと思っているうちはミスやトラブルなくなりません。すぐに、やればできると軽く考えているから、いつまでたっても同じようなことを繰り返してしまいます。

逆に、色々と注意してやっているけれども上手く行かないこともあります。そうなると気持ちだけが先走って、細かな注意点を見落としていることに気付けません。頑張ることだけに気が向いてしまうと、基本的なチェックポイントに立ち返ることを忘れてしまいます。

ほとんどの人は、毎日の仕事をこなすのだけで精一杯です。そこに「今日の仕事は何が良かったか。何処が拙かったか」と自問自答できる人はかなり限られています。だから、なおさらのこと、メンバーが今週のテーマ、今月の重点ポイントというような職場のテーマを意識して仕事をするようにしていかなければなりません。それを実行する仕組みが職場の定例会であるべきだと思います。

 

 月に一度くらいは、職場や部署全体の業務について考える場として、定例会を活用して欲しいと思います。また、前向きに話し合うことを通してメンバーの気持ちをまとめていくことも、会議の意味のひとつなのかも知れません。

 

平成25926