仕事のメリハリとスケジュール管理

 

仕事の進め方にもノウハウが有ります。仕事を効率的に進めるノウハウ。結果を出せる仕事の進め方があります。そのひとつのスキルが「仕事にメリハリを付ける」ことだと思います。

噛み砕いて言うと「もっと日々の仕事に計画性を持つ。先を見て動く。ペース配分を考えて効率的に動く。余裕を見て仕事をする」ということです。

 

入社して3年くらい経つ部下の動きを見ていると、テキパキと仕事を進められる人、マイペースでしか動けない人、バタバタしていつも仕事が後手後手に回ってしまう人に分かれてきます。

上司の立場からすると、そろそろ一人前になって、ダラダラした感じの仕事の進め方から抜け出して欲しいと思っています。どうして仕事のメリハリをつけられないのか。もっと手際よく仕事を進められないのか、それがよくわかりません。

 仕事の進め方がダラダラしている人は、ただ成行き任せで仕事をしています。今週中にやらなければならない仕事の全体像が頭の中ではっきりしていません。先のことが、いつもボーっとしている。頭の中がゴチャゴチャになってしまい整理されていない。直ぐにやってしまえば済む仕事を先送りにしたり、わからないことを後回しにします。だから、いつも仕事を溜め込んでしまいます。期日ギリギリまで気付かない。上司から「あれどうなっている」とせかされて急に思い出す。間近になって、ようやく手をつける。

そんな状況だから、いつも仕事に追われている。

 段取りを考えないまま、手をつけるから途中で右往左往する。準備不足でお粗末な仕事しかできない。その結果、取引先からのクレーム、上司に叱られるという悪循環になっています。     

仕事にメリハリを付けるということは、ある意味その悪循環から抜け出すことだと思います。テキパキと仕事ができるようになって上司から褒められる。仕事のレベルが上がって周囲の評価が上がると言う仕事の流れを好循環に乗せることです。

 

誰しもやらなければならない仕事は沢山あります。でも、よくよく考えてみると、今週中でも、ミスが絶対に許されない仕事、納期厳守の仕事のように、他よりも注意を要する大切な仕事があります。

一方、雑用と呼んでは言い過ぎですが、伝票処理や報告書のように事務的にサッサと済ませればよい仕事もあります。どんな仕事にも意味があります。それらをゴチャゴチャにしてはいけません。期日がせまっている目先の仕事が最優先ではないのです。

仕事のできる人は、今週は何が一番大切な仕事か、その次に大切なことは何か、仕事の優先順位がハッキリしています。そして、それらの仕事を軸にしてスケジュールを組み立てます。余裕を見て仕事を進めるには、どうすれば良いのか、日程的な配慮をします。大切な仕事をミス無く、完璧に仕上げるための一番効率的なスケジュールをやり繰り算段をします。

 

 何処の会社にでもあることですが、ビジネスのスケジュールが予定通りに進むことはまずありません。打ち合わせの日程変更やキャンセルは日常茶飯事でしょう。残念なことに、取引先や関係部署の納期遅れやミス等の不手際、不始末は無くなりません。しょっちゅう何かしらの変更が飛び込んできます。

それらを、上手く調整しスムースに対処するのが、仕事のできる人の仕事のやり方、進め方です。

一つの予定がくるってしまうと、その後の予定は全部くるってしまいます。そこで、その後の予定をどう調整するか。遅れをどうやって挽回するのか。スケジュール管理には、リスク管理の一面も有ります。

 思い通りにならない仕事の予定だからこそ、何かの時に備えて余裕を持って動く。先を見て動くことが欠かせません。それこそがスケジュール管理のポイントだと思います。そう言うことに頭が回らないと、計画性を持って動く。スケジュール管理といったビジネスにとって当たり前のことが実行できません。

 

 やらなければならない仕事がシッカリと頭に入っている。それらの重要性、仕事の優先順位をよく理解している。それらを前倒しに進めるようなスキルがある。だからテキパキ、サッサと仕事が進められる。それが、仕事のできる人の仕事術です。

当たり前のことだけど誰もができそうでできないことがあります。

わかっていてもできないことは多くあります。人がやろうしてもできないことができる。それは、ひとつのビジネスノウハウと言えるでしょう。

 

( 平成26430日 )         Ⓒ 公認会計士 井出 事務所