会議対策と対策会議

 

  研究会・意見交換会、協議会・説明会、反省会、報告会・連絡会・情報交換会、激励会・懇談会、独演会等々、会議には色々な性格があります。

皆さんの会社の会議、職場の会議にニックネームを付けるならば、どれに当てはまりますか。会議の狙いや意味を明らかにするために、その会議にあだ名を付けてみる。古い方法ですが、まんざら無意味な方法とも言えません。

 実際にやって見ると、フームと納得する事実がそこにあるからです。会議の実態が何となく目に浮かんできます。

 

 ここで検討したいことは「会社の会議」に求められる会議のあり方です。会議対策というと、ともすると「意見が出ない会議。盛り上がらない会議」の対策になってしまいます。ところが、ここで皆さんに考えていただきたいことは「会社の会議」に求められる本当の狙いは何なのか。本当の意味での会議のあり方です。そもそも何のために会議を開くのか。職場の皆が集まって話し合いをする理由、その狙いの意味は何処にあるのかと言うことです。

 

 

 

  災害対策、景気対策、経済対策と言う言葉があるように、何か早急に対処しなければならない状況や問題がある。そうなれば、皆でそれを解決する話し合いの場を持たなければなりません。誰か一人が対応すれば良いと言う問題ではないし、一人の力で手に負える問題でもないからです。総力を挙げて対策を練る必要があるからです。色々な意見を出し合うことで皆の知恵を借りる。より良い方法を探す。具体的な解決策を見つける。何かしらの対策を検討しなければなりません。

 

 要するに、本来の「会社の会議」のあるべき姿は、会議のニックネームで言うと「対策会議」であるべきです。会社なり自部署を良い方向に進めるための適切な対応策、問題解決策を検討すること。それが最終的な議論の目的だと思います。

 

 自部署の問題解決策は、その問題点に対する対策に他なりません。業務改善、業務改革。そのいずれにしれも、どのようにして職場をレベルアップするか。その方策をハッキリさせることが欠かせません。

 

 

 職場で仕事の反省会をやっている会社は多いと思います。でも、それが明日の仕事につながらない場合も少なく無いでしょう。同じようなミスやトラブルが無くならない。いつも同じような、代り映えのしない結果ばかりが報告される場になっている。「もっと、ちゃんとやる。シッカリとやる」といった、おなじことを繰り返すだけの掛け声ばかりの会議になってしまう。反省点を上手く活かせないのは「どうすれば、その反省を活かせるのか」見方を変えれば、それらの問題に対する具体的な解決策がハッキリしていないからだと思います。

 

 

 

 その典型的な事例が営業会議だと思います。営業会議がメンバーにとって意味のある場にならないのは、今の仕事(営業)のやり方の問題点を克服する具体的な解決策や現状の営業手法の有効な改善方策が出てこないからです。言い換えると、それは会社として取り組むべき商談推進対策なり、受注促進対策の議論が足りないからではないでしょうか。

 

 ひとつのケース・スタディーとして、あるメンバーが一つの案件に行き詰って困っている状況を想定しましょう。提案書を得意先に出したにもかかわらず相手が乗ってこない。話が前に進めず止まってしまった状況です。こういう場合、一般的に、担当者は、まず上司や同僚に相談します。あるいは、周囲の人の経験談から解決のヒントを見つけようとするでしょう。それが多くの営業マンの常套手段だと思います。

 

結局は一人一人の営業ノウハウや個人の商談スキルに頼るしかない。それで、その状況を乗り切れれば問題はありません。ところが、色々な方法を試してみても、どうしても上手くいかない。結局その難局を乗り切る有効な対策が見つからないまま商談が頓挫してしまう。それが多くの現実かもしれません。

 

そして、最後は担当の責任、個人の能力の問題に摩り替わって終わってしまう。それでは、いつまでたっても、その会社の営業ノウハウはレベルアップしません。

 

 

 

 営業会議を意味のある場、価値のある時間にするには、商談推進の有効な解決策を皆で検討する場にすべきです。成長する会社の営業会議は、担当者をサポートする商談推進対策、受注促進対策の場になっています。

 

 ひとつひとつの商談(勿論、重要案件ですが)の局面、個々の商談の状況について、少しでも成約に向けて進めための話し合いをする。そのような状況に対する具体的な営業ノウハウを見つけるための場に会議を変えることだと思います。“相手が求めてくる情報の内容を整理してまとめる”“先方との話のやり取りを、より具体的に、よりわかりやすくするための営業トークの内容について意見を交換する”といった営業ノウハウの内容を詰めることが肝心です。

 

例え、その商談が上手くいかなくても、次に繋がるようなノウハウのヒントを掴むことが大切だと思います。   

 

 

 

 要するに、皆さんの職場の会議に求められていることは「会議対策」ではなく、今の自部署の仕事のやり方・進め方に関する「対策会議」ではないでしょうか。

 

 

 

  ( 平成29年5月19日 改訂

 

   ( 平成25109日 )

 

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