報告書の作成を通して自覚を促す

 

 日報や週報、月報など社員に仕事の報告書の提出を求めている会社は多くあります。ところが、その内容を上手く活かせていないと思っている経営者の方は多いと思います。

 

そういった会社の報告書の多くは、往々にして「今日は何々をしました。今週は何々をしました」といった、その日一日、今週一週間の結果報告だけで終わっています。例え、何かしらの不注意やミスが多少あっても、大抵そのことは書いてありません。手際の悪い仕事、不効率な仕事のやり方をしていても、その原因について振り返るような記述も見受けません。仕事に対する思いが足りないのでやりっ放しになっています。

 

報告書の書き方が、このような状況では、仕事のノウハウやスキルを向上させることは難しいと思います。いつまでも、メンバーの心掛けが今のままでは、その部署の業務レベルは、いつまでたっても進歩しません。この先も同じようなやり方を繰り返すだけでしょう。 「日々の仕事の問題点を洗い出し、反省材料として活かす」という会社としての基本的な仕組みがないからです。

 

 日報であれ、週報であれ、そこに書かれた内容をジックリと読めば、 その人の実力が手に取るようにわかります。そこに書かれた内容が、担当者の仕事に対する取り組み方をよく表しているからです。「何に注意をして仕事をしているか。先を見て動いているか」など、報告書から本人の頭の中が見えてきます。

 

 

 

人材マネジメントの観点から見た、報告書の意味は「部下指導のトレーニング・ツール」として活用することです。アルバイトやパートさんのような、ただの人手ではなく、会社の戦力になる社員にする。それこそが、報告書を書いてもらう狙いです。報告書を書くことを通して、自身の仕事の良し悪しについて自覚を促す。そうして、仕事のレベルアップを図る。仕事のできるビジネスマンに育てることが大切です

 

とりわけ、自身の担当業務の基本が十分に身についていない人、担当期間は長いが、その仕事のレベルがマダマダ半人前と思う人には必要なトレーニング方法だと思います。

 

 

 

仕事のできる人の動き方を見ていると、特別に意識しなくとも「段取りを考えてから仕事をする。日々、スケジュール確認を欠かさずにやる」といった基本的なことを確実に実行しています。こう言うことがキチンとできるのは、一日の仕事の流れやその手順、注意すべき点といったことがシッカリと頭に入っているからです。つまり、彼らの頭の中に「仕事のチェック・リスト」があるのです。

 

  一方、半人前の人は、その点がマダマダ、アヤフヤです。周囲から見ると、時々肝心な点が漏れたり、抜けてしまいます。本人は、一所懸命に やっていると思っていても、同じようなミスや不注意を繰り返しています。結局、いつまでたっても“やっているつもり"のレベルでしかありません。それは、自身の仕事の注意点。即ち「仕事のチェック・リスト」がシッカリと頭に入っていないからです。

 

 

 

何処の会社でも、担当者のちょっとした不注意や良くありがちなミスを無くすことは、簡単なことのようで、現実にはそんなに容易いことではありません。上司が口頭で一方的に指示したり、いくら注意しても、その効果には限界があります。だからこそ、今日一日、今週一週間の「仕事のやり方の良し悪し」について自身で振り返ることが大切です。 そこから、反省点を拾い、仕事の注意点に気付く。そうして「自からミスや不手際を無くすようにする」という仕事のトレーニングが欠かせません。

 

それには、その内容を自身の手で書き留めシッカリと頭に入れることが大切です。“自分の頭を働かせる。注意力を高める”ここに、報告書作成の大きな意味があります。

 

日報や週報を書くことが面倒だ。煩わしい。手間ばかりかかって意味が無い」と思うのは、仕事を終わらせることばかりに眼が向き、このような報告書本来の目的を見失っているからです。もっと正確に、今よりもスピーディーに、よりレベルの高い仕事が出来るようにする。報告書の提出を通して仕事の学習効果を高める。といった人材育成の観点が原点にあるべきです。そのことを忘れてはならないと思います。

 

 

 

 ( 平成28821日 )      © 公認会計士 井出 事務所

 

 ( 平成31110日 改訂 )

 

 

 

► 関連項目 :「当たり前のことが出来る会社になる(その3)」

               小さな注意・確認を忘れない 

 

        :報告書への一言アドバイス