公認会計士 井出 事務所
報告書への一言アドバイス
日報･週報･月次報告書等､皆さんの会社には､どのような報告書の仕組みがあるでしょうか。ウチは小さな会社なので､全員の動きが見渡せる。口頭の報告だけで十分足りるので、そのような面倒なことはしていないと言う会社もあるでしょう。報告書は、書く方も読む方も、余分な手間と時間がかかるだけで、仕事の上で大きな意味はないと思っている上司の方も多いと思います。また報告書の内容がお粗末であったり、提出期日を守れない部下も多いといったことも感じているかもしれません。
では、本当に「報告書の提出」は意味の無いことなのでしょうか。そこで、部下指導・人材育成の観点から、その役割、書くことの意味について今一度考えてみたいと思います。
報告書を提出する。その仕事の仕組みにおいて最も大切なことは、報告書を通した部下とのコミュニケーションです。（報告書への）一言のコメントであったり、時にはメンバーと直接話すことが大切です。
報告書は「報告内容」と「それに対するコメント(一言）」をワンセットで考えるべき仕事のやり方です。
「もう少し､こういう点に注意して（仕事をして）」とか「もう少し段取りをキチンとして。もうちょっと段取りの良し悪し考えて」等「上からのコメント」こそ、無くてはならないモノなのです。
そこで仕事のやり方やすすめ方に対する共通認識を得ることが指導になるからです。これまで以上に「何に注意するのか。何処に気を付けるのか」より具体的な内容の指摘が求められます。
特に､仕事のレベルが今一歩の半人前の人には「上司のコメント（一言アドバイス）」は欠かしてはならない育成術だと思います。
そのような人に共通することは、いつも仕事のやり方がマイペース、我流になっていることです。目先のことしか浮かばないので何でも場当たり的に動こうとするので、毎日の仕事が、その場しのぎの連続になっています。
仕事をする際に注意すべきことが頭に入っていないので、同じような不手際やミスを繰り返してしまいます。
本人からすると､一所懸命のつもりでも、上司の目線で見ると、段取りの甘さや準備不足が目立ちます。正社員であるにもかかわらず、いつまでたってもバイト感覚が抜けず、進歩がありません。
彼らのようなタイプの人に報告書を書いてもらうと、決まって、その内容は今日一日、今週一週間にやったこと、あった出来事だけを、ただ並べただけの報告書です。あるいは「特別、変わったことはなかった。いつも通り無事に作業を終えた」といった、全く報告になっていない文書も良く見掛けます。
では、本当に今日一日、この一週間は何も無かったのでしょうか。そんなことは決してないと思います。特に、営業や受注業のような毎日やることが異なる仕事ではあり得ないことです。
営業の仕事なら､日によって足を運ぶ取引先が違うでしょう｡そこでの話の目的やその場での商談の内容あるいは進み具合｡当日の相手の対応､その感触や手応えが毎日同じであるとは到底思えません。
以前､お手伝いさせていただいたアパレル会社の部長さんが書いた営業日報のコメント、一言アドバイスを以下拾い出してみました。
｢先方の出方を待つのではなく、こちらから提案を切り出すような商談の流れを作って下さい｣
「相手が耳を貸してくれるような話のネタを見極めてください。それには､こちらから話の材料を投げかけることです」
「先方が関心を示すような売れ筋情報や業界情報といった話題をマメに集めてください」
「F社に提案書を出す前に､必ず､一度見せてください」
「提案の期日はいつですか。そのことを先方に確かめましたか。今週中に確かめて教えてください」
「どういう方向(一押し商品・商品内容)で話を進めていますか。もう少し、具体的に話の内容を書いてください」
「今月中に、G社の提案の段取りを詰めてスケジュール化して下さい」
皆さんは、これらのコメントどう思うでしょうか。言われてみれば営業として当たり前のことばかりです。裏を返せば、如何に営業として基本的なことが身についていないか。その現状が見えてきます。
だからこそ、報告書を通して「仕事の注意点を喚起する。先を読んで動くような仕事の進め方」を伝える一言アドバイスが大切なのです。それなら､部下を呼んで､そう言えば済むことだ。何もイチイチ書く必要はない。そんな面倒なことは不要だ。そう思う上の方も多いでしょう。
口頭で指摘することと報告書にコメントを書くことの最大の違いは「文字に残る。記録として残る」ことです。上司のコメントの一言、その内容が、彼らの頭の中、記憶に残らなければ意味がありません。
ところが、イマイチのレベルの人は、上の話をシッカリと聴くこと。その内容をきちんと頭に入れることが苦手です。だからこそ、彼らの記憶に頼るのではなく記録として伝えることが必要です。
このように上司が部下の報告書に目を通して､キチンとフィードバックしていれば、部下と話すことがない、コミュニケーションが巧くいかないといった話は聞こえてこないのではと思います。
（ 平成31年1月21日 ） Ⓒ 公認会計士 井出事務所
► 関連項目 ：報告書の作成を通して自覚を促す
：「当たり前のことが出来る会社になる（その３）」
：凡事徹底