日常業務を管理するポイント

 

管理者の役割は業務の進行状況を見ながらの自部署全体の仕事を予定通りにスムースに動かすことだと思います。日常業務の的確な運営管理。それが管理者に期待される基本的な仕事の内容です。 

 当初の予定通りに何事も無く順調に仕事が進めば何の問題もありません。ところが実際には必ずと言って良いほど何かしらの行き違いや不都合が生じます。現場にはミスやトラブルは付き物ものです。その後始末やクレーム対応に追われることもよくあることです。 

 

 できる管理者は、このような状況にどのように対応しているのでしょうか。

彼らは、マイナス要因が起きないように前もって注意することを忘れません。各担当者の仕事の進み具合を確かめて仕事に遅れが出ないように予め指示しています。部下がミスを犯しやすいポイントで念のために確かめています。彼らの仕事が順調に進むように前倒しにアドバイスをするものです。

 経験豊富なリーダーは部署全体の業務の流れが滞らないように万全の気配りを欠かしません。

 

 仕事というものはどうしても目先のことを追いかけるものです。ところが目先の仕事ばかりを追いかけていると、かえって焦ってしまいミスやトラブルにつながりやすいものです。優れた上司は、何かのきっかけで一旦後手に回ってしまうと、その遅れを取り戻すのに大変なことを良く知っています。一度、仕事が後追いになってしまうと、これまで以上に目先の仕事に振り回されてしまうことが良くあるからです。

 

 それで無くともビジネスの状況は刻々と変わります。急な注文が舞い込めば早急に対応せざるを得ません。注文内容の変更やキャンセルも珍しいことではないでしょう。取引先から納期を早めるような依頼が来ることもあります。日々の仕事でも予定していたことが変わることもしょっちゅうあるでしょう。それに伴う関連部署との調整やスケジュールの変更も日常茶飯事のことです。逆に、全てのことが予定通りに進むこと自体が稀だと思います。

 だから、卒の無い管理者は自部署の状況や仕事の流れを見て適切な指示を与えています。その動きをタイムリーに現場に伝えることを怠りません。

状況の変化に対して仕事の優先順位を判断し早め早めに注意をしています。

 

 要するに、日常業務の的確な管理のポイントは、自部署の全体の仕事が後手後手に回わらないよう先手先手と手を打つことです。部下に向けてタイムリーに話をしたり、言葉を投げかけることによって部署全体の仕事が前倒しに進むようコントロールする。それが管理者の基本的な役割だと思います。

すなわち、マネジメントの基本は「業務の先行管理」にあります。

 目先のことばかりに気を捉われず先を見て動く。日々の業務という点の連続ではなく先を睨んだ線の動きにする。そしてそれを自部署全体という面の動きにしていくことが大切です。

 

 (平成24年9月27日)                        ©公認会計士 井出事務所

  

 関連項目 ► 自部署の仕事の全体像を摑む大切さ

               確認というコミュニケーション

        仕事のメリハリとスケジュール管理