職場の現状分析のポイント(自部署のテーマ設定 1) 

全てのことが上手く行っている。問題が全く無い会社などありません。 必ず何かしらの問題を抱えているものです。ところが、職場の問題なり、社内の諸問題をどのように解決して良いのか、わからないという声をよく耳にします。会社が発展成長を目指すなら、それらは乗り越えなければならないハードルと言えるでしょう。  

 

 社内の問題解決のためには、まず最初に「現状の職場の仕事のやり方・進め方の良し悪し」について現場の共通認識を得ることが必要です。     「今の仕事のやり方の何処に問題があるのか。何が現状の問題なのか」全員の考えを一つにまとめることが求められます。皆の気持ちがバラバラのままでは状況は良い方向に動いていかないからです。 

 普段、仕事仲間であっても職場は他人の集まりです。ひとりひとりが違った思いで仕事をしています。ある人は職場の現状に問題があるなど考えたこともないかもしれません。これまでのやり方を変える必要があるとは少しも思っていない人は、それに反対することも考えられます。         だからこそ「現状への共通認識を得ること」が問題解決、改革のスタートラインになります。現場のベクトル合わせとも言えるでしょう。別の見方をすれば、ここが改革の最初の関門になります。 

 

 その際に求められるノウハウが「情報の整理の仕方、まとめ方」です。  多くの問題点を抱える会社においてよく見かけることは、現状の問題点が上手く整理できないことです。一つ一つの問題には様々な要因が絡み合っています。それをどのように解きほぐしてまとめるか。そこが問題です。

 

 このような問題解決の状況は、例えは悪いかもしれませんが、ゴミ屋敷と化した家みたいなものです。素人からすると、それをどのように片付けるか。何から手を付けて良いのか。皆目、検討もつきません。

 ところが、掃除のプロは、本なら本、缶なら缶と手際よく仕分していきます。本でも雑誌は雑誌、文庫本は文庫本というように取りまとめることで掃除を進めます。

 

 基本的に職場の問題解決も全く同じ考え方で進めていきます。違うのはそれがゴミなのか、頭の中の情報なのかだけの違いです。頭の中にある情報をいくつかの括りにまとめること。あるいは逆にそれらをくつかのテーマに分けること。そこが「解決の糸口」を見つけるポイントです。

 

 今の状況、現在起こっている出来事、事実を、人はどのように捉えるのでしょうか。一般的に二つのグループに分かれると思います。

  一つは何でもゴチャゴチャにして考える人たちです。彼らは何でもかんでもあれもこれもと状況を一緒くたしてしまいます。だから、何処から解きほぐして良いのかわかりません。よく注意してみると明らかに違う点や異なる状況がありますが、それをいくつかのパターンに分けることができません。

頭の中がこんがらがったまま混乱しているグループとも言えるでしょう。

情報を網羅的に、もしくは表層的に捉えてしまうと、このような状況に陥ってしまいます。

 もう一つのグループは、逆に何でもバラバラ、マチマチにしか考えられない人たちです。彼らは一つ一つの状況を全く別個のものとしか捉えられません。多少なりとも共通性や似たようなパターンがあるにもかかわらず、それをどの様にまとめて良いのかわかりません。頭の中がバラバラのまま混乱しているグループとも言えるでしょう。情報を断片的、羅列的に捉えてしまうと、頭の中がこのようになってしまいます。

 

 どちらのタイプも、このような陥りがちな状況から抜け出せない限り「解決の糸口」となるテーマを見つけることは難しいでしょう。

そのためにも、自身の頭の中を整理してまとめることが欠かせません。

 

今抱えている問題点をいくつかの括りにまとめること。現状の事実関係をいくつかのテーマに分けること。そこが「解決の糸口」を見つけるポイントです。

 

 自分の考えが整理できていないと、他者へ意見が巧く伝わりません。そのため、話し合いの場で議論が空回りして、堂々巡りになってしまいます。

 

  何事も順を追って進めなければ物事は上手く運びません。社内の問題解決もしっかりと手順を踏んで進めないと成功しないものです。問題解決のためには、会社なり現場の現状について、メンバーの共通認識を得る。ベクトルを合わせるという手順を最初に踏まなければなりません。

 

  ( 平成24年9月11日 )                 ©公認会計士 井出事務所

 

   ► 関連項目:   問題点の整理の仕方 

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